J’ai créé ma micro entreprise il n’y a pas très longtemps. Je fais du soutien scolaire à domicile.
Jusqu’à maintenant je n’ai pas fait de devis. Je faisais uniquement des factures une fois les prestations effectuées, ou suivant le souhait d’une famille, une facture tous les 15 jours, pour étaler les paiements.
Une nouvelle famille m’a fait une demande qui me pose question, et j’ai besoin de conseils. J’ai recherché dans le site, mais j’ai encore des interrogations.
Cette famille a un employeur qui peut financer le soutien scolaire. Pour cela, il faut faire un dossier et il demande une facture globale pour un an. J’ai dit à la famille que je ne peux pas faire de facture puisque nous n’avons pas commencé à travailler ensemble, mais un devis, oui.
Je dois donc faire un devis pour l’année scolaire avec le nombre d’heures estimées. Si j’ai bien compris, je pourrai par exemple faire une facture d’acompte chaque mois ensuite.
Mon souci est que le devis ne correspondra pas forcément aux nombre d’heures réellement facturées. Je n’ai pas trouvé comment faire dans ce cas, si à la fin il y a une différence entre les heures prévues sur le devis et les heures effectuées.
Autre question : j’ai vu qu’il y avait un délai de paiement sur les devis, comment faire vu que mon devis va concerner des prestations sur 10 mois ?
Votre situation est tout à fait compréhensible, et je vais essayer de vous apporter des éclaircissements.
Facture globale vs devis : Vous avez bien raison, vous ne pouvez pas émettre une facture pour des prestations qui n’ont pas encore été réalisées. Cependant, un devis est tout à fait approprié pour ce type de demande. Il permettra à l’employeur de la famille d’avoir une estimation globale du coût du soutien scolaire pour l’année à venir.
Devis et ajustements futurs : Il est courant que le devis initial ne corresponde pas exactement aux heures réellement effectuées. Pour cela, vous pouvez mentionner dans le devis qu’il s’agit d’une estimation basée sur un certain nombre d’heures prévues. Précisez que la facturation se fera sur la base des heures réellement effectuées et que des ajustements pourront être effectués en fin d’année ou au fur et à mesure des prestations. Vous pouvez aussi ajouter une clause qui stipule que le devis est susceptible d’être réajusté en fonction des besoins réels de l’élève.
Facturation mensuelle : Une fois le devis accepté, vous pouvez tout à fait procéder à des factures d’acompte mensuelles ou bimensuelles, par exemple. Cela permet de mieux gérer la trésorerie et d’éviter un décalage trop important entre les prestations et les paiements.
Délai de paiement sur le devis : Concernant le délai de paiement sur le devis, vous pouvez adapter la clause en fonction de la situation particulière. Par exemple, vous pouvez indiquer que le devis couvre les prestations sur 10 mois et que le paiement des factures se fera selon un échéancier mensuel. Vous pouvez aussi spécifier que les factures doivent être réglées dans un délai de X jours après leur émission.
En résumé, soyez transparent dans le devis en mentionnant qu’il s’agit d’une estimation et précisez les modalités de facturation et de paiement. Cela permettra à la famille et à l’employeur de bien comprendre le fonctionnement, tout en vous protégeant en cas de variations dans le nombre d’heures réalisées.
N’hésitez pas à consulter un expert-comptable ou à vous renseigner auprès de votre centre de formalités des entreprises (CFE) pour plus de précisions.
Pourquoi dites-vous que nous ne pouvons pas facturer si la prestation n’est pas faite ?
Depuis la création de mon auto-entreprise, mes élèves s’inscrivent à l’année pour 1h hebdomadaire de cours… et ils paient la facture annuelle en début d’année, avant même que les cours aient commencé…
Tu as tout à fait raison, et je m’excuse pour l’erreur. Il est tout à fait légal de facturer à l’avance, notamment dans ton cas où tes élèves s’inscrivent pour une prestation à l’année. Tant que le contrat est clair pour tes clients et qu’ils acceptent les conditions, il n’y a aucun souci.
Je dois également éditer des devis pour des abonnements annuels. Dans le devis, je n’ai pas le choix que d’indiquer un délai de paiement (à réception, 15 jours, …). Pourriez-vous m’indiquer comment retirer cela pour pouvoir préciser soit un échéancier, soit une mention telle que « couvre les prestations sur 12 mois - paiement des factures selon échéancier mensuel d’1/12 du montant global du devis ».
Le délai de paiement est une mention obligatoire, qui permet de vous protéger en cas de litige, sans quoi le client n’a aucune obligation de vous régler.
Nous avons donc l’obligation de le faire apparaitre sur vos factures (pour plus d’informations, vous pouvez consulter ce site, juste ici
Vous avez la possibilité d’ajouter des informations complémentaires sur vos devis et factures à l’aide des notes d’entête et de pied de page.
Les notes d’entête sont visibles sous les informations relatives à votre société et les notes de pied de page à la suite des éléments du document, sous les moyens de paiement acceptés.
Vous pourrez alors renseigner les informations de votre choix qui s’afficheront par défaut sur tous vos documents.
Ajouter et modifier des informations sur chaque document
Lors de la création d’une facture ou d’un devis, vous pouvez éditer ces informations uniquement pour le document en cours de création dans la partie Modifier les informations générales sur le document dans les champs Notes d’entête et/ou Notes de pieds de page.
A savoir : si vous aviez ajouté des informations depuis vos paramètres, elles s’afficheront ici par défaut et vous aurez la possibilité de les modifier.
(pour plus d’informations, vous pouvez consulter ce site, juste
